Сучасна бухгалтерія — це не лише паперові звіти та розрахунки за допомогою калькулятора, як було раніше. Наразі активно використовується електронний документообіг, інтеграція з банківськими API та державними реєстрами, робота з великими обсягами інформації в режимі реального часу. Все це потребує швидкої, надійної та безпечної IT-інфраструктури. Саме для розв’язання цих задач необхідний сервер для бухгалтерії, який виконує функції централізованої точки зберігання та обробки даних.
Раніше більшість із цих задач бухгалтер міг виконати за допомогою свого робочого ПК. Але зараз підприємства працюють у команді, необхідно забезпечувати зручний та швидкий доступ до документів, взаємодію між філіями. Тому виділений сервер для бухгалтерії — це оптимальне рішення, а отримати до нього авторизований доступ можна з будь-якої точки світу.
Навіщо бухгалтерії потрібен сервер
Основні причини, навіщо потрібен бухгалтерський сервер:
- Для централізованого зберігання даних. Усі бази на кшталт BAS, Excel-файли, договори та інші документи набагато зручніше зберігати в одному захищеному просторі. Це також спрощує виконання резервного копіювання.
- Можливість одночасної роботи з бухгалтерськими даними кількох користувачів.
- Доступ до бухгалтерських даних з будь-якої точки світу з використанням захищеного авторизованого доступу.
- Висока швидкість обробки великих масивів даних. Швидкодія сервера набагато вища, ніж у звичайного ПК чи ноутбука.
- Забезпечення безпеки даних. Це реалізується через авторизований доступ, контроль несанкціонованих змін чи видалення.
Звісно, можна спробувати обійтися без сервера, використовуючи для роботи звичайні ПК, ноутбуки. Але в цьому разі зростають ризики формування дублікатів файлів, втрати інформації, зниження продуктивності, відсутність контролю за електронним документообігом.
Що робить бухгалтерія на сервері
Сервер для віддаленої бухгалтерії — це місце, де можна не лише зберігати фіскальні дані та документи, а й працювати з програмними платформами для автоматизації обліку. Основні задачі, які бухгалтер виконує за допомогою серверного устатковання:
- робота з автоматизованими обліковими системами: BAS ERP, BAS Бухгалтерія, M.E.Doc, СОТА та інші;
- електронний документообіг, а також обмін документами з контрагентами, з державними реєстрами;
- автоматизація звітності, в тому числі з інтеграцією КЕП (електронних підписів);
- резервне копіювання даних;
- взаємодія з іншими підрозділами підприємства.
- Бухгалтерія на сервері — це не просто зручно, а й безпечно. Без цього формувати звіти, документи, накладні доведеться у ручному режимі, що займає набагато більше часу, та при цьому збільшуються ризики виникнення помилок у звітах.
Хмарний VPS чи виділений сервер
Отже, навіщо бухгалтерії сервер, зрозуміло. Але яким чином це можна реалізувати? Існує два основних варіанти: використання власного виділеного фізичного сервера та оренда хмарного VPS. Що краще обрати?
Хмарний VPS
Хмарний VPS — це віртуальний сервер, який знаходиться у хостинг-провайдера. Основні переваги такого формату: запустити та налаштувати VPS можна всього за декілька годин, за обслуговування апаратної частини відповідає надавач послуг, доступне гнучке масштабування. Водночас провайдер забезпечує безперебійний доступ до віртуального сервера, також бере на себе вирішення питань захисту даних. Недоліки: необхідно вносити щомісячну плату, а також є залежність від інтернет-з’єднання. Проте оренда сервера для бухгалтерії наразі коштує небагато, для представників малого та середнього бізнесу це буде оптимальним варіантом.
Власний виділений сервер
Власний виділений сервер — це той, який встановлюється на самому підприємстві. Головні переваги цього варіанту: повний контроль над апаратною частиною та програмним забезпеченням, можна налаштувати під виконання специфічних задач, немає щомісячної абонплати, але потрібно буде сплачувати рахунки за електроенергію.
З недоліків можна виділити: необхідні значні початкові інвестиції на придбання сервера, також потрібен спеціаліст для його обслуговування. А ще його важче масштабувати, для цього доведеться організовувати приватну мережу.
Тому хмарний сервер для бухгалтерії — зручніший та вигідніший варіант. Виділені є сенс встановлювати лише для великих підприємств, яким необхідна повна конфіденційність, використання специфічного програмного забезпечення.
Мінімальні технічні вимоги до хмарного сервера
Якщо обирати оренду VPS для бухгалтерії, то слід розуміти, яким технічним характеристикам він має відповідати. Це залежить від кількості користувачів, від обсягу даних, з якими доведеться працювати. Усереднені характеристики, на які можна орієнтуватися:
- процесор: не менше ніж 4 ядра з частотою близько 2,6 ГГц або більше (для 10 користувачів);
- оперативна пам’ять: не менше за 8 Гб;
- диски: SSD або NVMe для швидкого доступу та резервного копіювання;
- мережа: стабільне підключення на швидкості 100 Мбіт/с;
- ОС: Windows Server (найкраща оптимізація під популярні бухгалтерські програми) або Linux (більша швидкодія, гнучке налаштування).
Також рекомендується використовувати додатковий хмарний диск для резервного щоденного копіювання.
Безпека: обов’язкові елементи
Бухгалтерії доводиться працювати з «чутливими» даними підприємства, яким необхідно забезпечити захист від несанкціонованого доступу. Тому серверу потрібна максимальна захищеність. Ключові елементи безпеки, які слід використовувати:
- захищений та авторизований доступ;
- розмежування прав користувачів;
- використання антивірусу та файрвола;
- шифрування даних і трафіку;
- ведення моніторингу, журналу подій;
- регулярне резервне копіювання.
Дуже популярна помилка — використовувати хостинг для бухгалтерії, але взагалі не перейматися питаннями безпеки. Це призводить до витоку інформації, до її отримання конкурентами, до несанкціонованого доступу до банківських акаунтів тощо.
Чому не слід встановлювати сервер в офісі
Дехто вважає, що використовувати власний сервер в офісі — це найкращий варіант. Але на практиці це створює безліч проблем. Наприклад, потрібно вирішити питання з резервним живленням, забезпечити захист від пожежі, найняти спеціаліста для цілодобового моніторингу та обслуговування інфраструктури. Тобто додаткових фінансових витрат через це буде багато. Тому оренда сервера — це кращий варіант. Адже в цьому разі його обслуговування повністю на себе бере хостинг-провайдер, а клієнту необхідно лише вносити щомісячну плату. Якщо вже й виникає потреба у використанні саме виділеного сервера, то краще його розміщувати в дата-центрі провайдера. Це безпечніше, зручніше, дозволяє обійтися без системного адміністратора.
Отже, сервер для бухгалтерії — це сучасна необхідність. Він потрібний для зручної роботи, обробки масивів даних, забезпечення віддаленого доступу, резервного копіювання, зменшення ризику втрати документів.
Наша компанія XServer надає послуги з оренди віртуальних та виділених серверів. Наші переваги: гнучке налаштування і тарифна політика, швидке встановлення необхідного софту й ОС, можливість швидкої зміни конфігурації та масштабування. Також допомагаємо з першочерговим налаштуванням сервера, з підбором оптимальної «машини».