Современная бухгалтерия – это не только бумажные отчеты и расчеты с помощью калькулятора, как было раньше. Сейчас активно используется электронный документооборот, интеграция с банковскими API и государственными реестрами, работа с большими объемами информации в режиме реального времени. Все это требует быстрой, надежной и безопасной IT-инфраструктуры. Именно для решения этих задач необходим сервер для бухгалтерии, выполняющий функции централизованной точки хранения и обработки данных.
Ранее большинство этих задач бухгалтер мог выполнить с помощью своего рабочего ПК. Но сейчас предприятия работают в команде, необходимо обеспечивать удобный и быстрый доступ к документам, взаимодействие между филиалами. Поэтому выделенный сервер для бухгалтерии — это оптимальное решение, а получить к нему авторизованный доступ можно из любой точки мира.
Зачем бухгалтерии нужен сервер
Основные причины, зачем нужен бухгалтерский сервер:
- Для централизованного хранения данных. Все базы вроде BAS, Excel-файлы, договоры и другие документы гораздо удобнее хранить в одном защищенном пространстве. Это также упрощает резервное копирование.
- Возможность одновременной работы с бухгалтерскими данными нескольких пользователей.
- Доступ к бухгалтерским данным из любой точки мира с использованием защищенного доступа.
- Высокая скорость обработки больших массивов данных. Быстродействие сервера гораздо выше, чем у обычного ПК или ноутбука.
- Обеспечение безопасности данных. Это реализуется через авторизованный доступ, контроль несанкционированных изменений или удалений.
Конечно, можно попытаться обойтись без сервера, используя для работы обычные ПК или ноутбуки. Но в этом случае возрастают риски формирования дубликатов файлов, потери информации, понижения производительности, отсутствие контроля за электронным документооборотом.
Что делает бухгалтерия на сервере
Сервер для удаленной бухгалтерии — это место, где можно хранить не только фискальные данные и документы, но и работать с программными платформами для автоматизации учета. Основные задачи, которые бухгалтер выполняет с помощью серверного оборудования:
- работа с автоматизированными учетными системами: BAS ERP, BAS Бухгалтерия, M.E.Doc, СОТА и другие;
- электронный документооборот, а также обмен документами с контрагентами, государственными реестрами;
- автоматизация отчетности, в том числе интеграции КЭП (электронных подписей);
- резервное копирование данных;
- взаимодействие с другими подразделениями компании.
Бухгалтерия на сервере – это не просто удобно, но и безопасно. Без этого формировать отчеты, документы, накладные придется в ручном режиме, что занимает гораздо больше времени, и при этом увеличиваются риски возникновения ошибок в отчетах.
Облачный VPS или выделенный сервер
Итак, зачем бухгалтерии сервер понятно. Но как это можно реализовать? Есть два основных варианта: использование собственного выделенного физического сервера и аренда облачного VPS. Что лучше выбрать?
Облачный VPS
Облачный VPS – это виртуальный сервер, который находится у хостинг-провайдера. Основные преимущества такого формата: запустить и настроить VPS можно всего за несколько часов, за обслуживание аппаратной части отвечает поставщик услуг, доступно гибкое масштабирование. В то же время провайдер обеспечивает бесперебойный доступ к виртуальному серверу, также берет на себя решение вопросов защиты данных. Недостатки: необходимо вносить ежемесячную плату, а также зависимость от интернет-соединения. Однако аренда сервера для бухгалтерии Сейчас стоит немного, для представителей малого и среднего бизнеса это будет оптимальным вариантом.
Собственный выделенный сервер
Собственный выделенный сервер – это тот, который устанавливается на самом предприятии. Главные преимущества этого варианта: полный контроль над аппаратной частью и программным обеспечением, можно настроить под выполнение специфических задач, нет ежемесячной абонплаты, но нужно будет оплачивать счета за электроэнергию.
Из недостатков можно выделить: необходимы значительные начальные инвестиции на приобретение сервера, также нужен специалист для его обслуживания. А еще его труднее масштабировать, для этого придется организовывать приватную сеть.
Поэтому облачный сервер для бухгалтерии — более удобный и более выгодный вариант. Выделенные есть смысл устанавливать только для крупных предприятий, которым необходима полная конфиденциальность, использование специфического программного обеспечения.
Минимальные технические требования к облачному серверу
Если выбирать аренду VPS для бухгалтерии, то следует понимать, каким техническим характеристикам он должен отвечать. Это зависит от количества пользователей и объема данных, с которым придется работать. Усредненные характеристики, на которые можно ориентироваться:
- процессор: не менее 4 ядра с частотой около 2,6 ГГц или более (для 10 пользователей);
- оперативная память: не менее 8 Гб;
- диски: SSD или NVMe для быстрого доступа и резервного копирования;
- сеть: стабильное подключение на скорости 100 Мбит/с;
- ОС: Windows Server (лучшая оптимизация под популярные бухгалтерские программы) или Linux (большее быстродействие, гибкая настройка).
Рекомендуется также использовать дополнительный облачный диск для ежедневного резервного копирования.
Безопасность: обязательные элементы
Бухгалтерии приходится работать с «чувствительными» данными предприятия, которым необходимо обеспечить защиту от несанкционированного доступа. Поэтому серверу требуется максимальная защищенность. Ключевые элементы безопасности, которые следует использовать:
- защищенный и авторизованный доступ;
- разграничение прав пользователей;
- использование антивируса и файрвола;
- шифрование данных и трафика;
- ведение мониторинга, журнала событий;
- регулярное резервное копирование.
Очень популярная ошибка – использовать хостинг для бухгалтерии, но вообще не беспокоиться о вопросах безопасности. Это приводит к утечке информации, ее получению конкурентами, к несанкционированному доступу к банковским аккаунтам и т.п.
Почему не следует устанавливать сервер в офисе
Некоторые считают, что использовать свой сервер в офисе – это лучший вариант. Но на практике это создает множество проблем. К примеру, нужно решить вопрос с резервным питанием, обеспечить защиту от пожара, нанять специалиста для круглосуточного мониторинга и обслуживания инфраструктуры. То есть дополнительных финансовых затрат из-за этого будет не мало. Поэтому аренда сервера – это лучший вариант. Ведь в этом случае его обслуживание полностью берет на себя хостинг-провайдер, а клиенту необходимо только вносить ежемесячную плату. Если уж возникает потребность в использовании именно выделенного сервера, то лучше его размещать в дата-центре провайдера. Это безопаснее, удобнее и позволяет обойтись без системного администратора.
Итак, сервер для бухгалтерии – это современная необходимость. Он необходим для удобной работы, обработки массивов данных, обеспечения удаленного доступа, резервного копирования, уменьшения риска потери документов.
Наша компания XServer предоставляет услуги по аренде виртуальных и выделенных серверов. Наши преимущества: гибкие настройка и тарифная политика, быстрая установка необходимого софта и ОС, возможность быстрого изменения конфигурации и масштабирования. Также помогаем с первоочередной настройкой сервера и с подбором оптимальной «машины».